Biases in der virtuellen Zusammenarbeit vermeiden

So stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit aus dem Home-Office erfolgreich verläuft.

 

Videokonferenzen, virtuelle Team-Meetings, gemeinsame Projektarbeit über räumliche Distanz hinweg: Für viele Menschen gehören diese Dinge längst zum Arbeitsalltag.

In Ländern wie den USA ist „Remote Work,“ also Arbeit ohne festen Arbeitsplatz in einem Büro, schon seit Langem gang und gäbe. Ausgelöst durch die Corona-Pandemie setzt sich nun auch in vielen europäischen Ländern, im deutschsprachigen Raum eingeschlossen, der Trend zu Home Office und hybriden Arbeitssettings (Mischung aus Büro und Home Office) durch.

Im Frühjahr 2020 sind Arbeitnehmer*innen von jetzt auf gleich ins Home Office gewechselt und viele Teams mussten ihre Zusammenarbeit komplett in den virtuellen Raum verlagern. Das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht Arbeitnehmer*innen mehr Flexibilität in der Gestaltung des Arbeitsalltags, beschleunig Arbeitsprozesse und schont Ressourcen. Eine Studie von Deloitte (2020) zeigt aber, dass gleichzeitig die strikte Trennung zwischen beruflicher und privater Sphäre verschwimmt und viele Menschen Druck verspüren, immer erreichbar sein zu müssen. Während also technisch der Umstieg auf Home Office vielerorts gut gelungen ist, braucht es für eine gute Zusammenarbeit über die Distanz hinweg klare Spielregeln.

Biases und andere Fallstricke in der virtuellen Zusammenarbeit

Meist benötigt es viel Zeit, Geduld und eine klare Kommunikationsstrategie, um neue Arbeitsweisen reibungslos in den Arbeitsalltag zu integrieren. Durch die Corona-Pandemie war 2020 allerdings schnelles Handeln gefragt und so blieben viele Fragen unbeantwortet: Wie bleiben wir als Team im Austausch? Was kommunizieren wir über welche Kanäle? Wie erhalten wir den sozialen Kontakt aufrecht, damit aus physischer Distanz keine Isolation wird?

Die soziale Distanz begünstigt das Auftreten eines „Distance Bias,“ d.h. dass die Wahrnehmung und Beurteilung von Kolleg*innen durch räumliche und zeitliche Entfernung beeinflusst wird. Der Umstieg von Bürobetrieb ins Home Office ist daher nicht allein durch neue Software Tools getan, sondern es geht vielmehr darum, zwischenmenschliche Interaktion neu zu gestalten.

Zu den drei größten Fallstricken und Herausforderungen in diesem Prozess zählen:

Fehlendes Vertrauen: Unterbewusst setzen wir oft Anwesenheit und Verfügbarkeit mit Produktivität gleich. Arbeiten Kolleg*innen nicht im Büro, fallen dann schon mal Bemerkungen wie „Du im Home Office kannst ja mit dem Laptop in der Sonne sitzen“, wodurch (unbewusst) geringeres Engagement und weniger Leistung unterstellt wird.

Kein Socializing: Die Gespräche zwischendurch in der Kaffeeküche und in der Kantine sind für das Wohlbefinden und den Teamgeist essenziell. In der Umstellung auf Home Office lag der Fokus zunächst sehr stark auf dem reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse, doch das Soziale sollte nicht ganz vergessen werden. Ohne den persönlichen Austausch mit den Kolleg*innen wird die Distanz schnell zur Isolation.

Zu wenig Koordination und Routine: Eine der größten Veränderungen ist die Umstellung von Arbeits- und Kommunikationsprozessen. Schnell mal eben ins Büro des Kollegen oder der Kollegin schauen funktioniert virtuell nicht, allerdings kann man auch nicht den ganzen Tag in virtuellen Meetings verbringen nur um sicherzustellen, dass man ja nichts verpasst. Ohne klare Absprachen, feste Kommunikations- und Konzentrationsphasen, und gut koordinierte Termine kann man die virtuelle Zusammenarbeit als überfordernd empfinden.

 

So klappt es: Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit

Wie kann man Biases und die nebenan beschriebenen Herausforderungen meistern und das Beste aus der virtuellen Zusammenarbeit herausholen? Versuchen Sie es mit diesen leicht zu implementierenden Maßnahmen:

  • Hinterfragen Sie Ihre Vorannahmen: Unterschiedliche Arbeitsstile, unterschiedliche Leistungs- und Pausenphasen, unterschiedliche private Verpflichtungen – in der virtuellen Zusammenarbeit erleben wir deutlicher als im Büro, wie vielfältig wir sind. Wenn wir aus dem Verhalten unserer Kolleg*innen schnelle Schlüsse ziehen ist oft das Problem, dass wir unbewusst davon ausgehen, alle anderen würden ähnlich wie wir leben und arbeiten.
  • Konzentrieren Sie sich auf die Person: Schließen Sie von unterschiedlichen Arbeitsstilen oder Erscheinungsbildern nicht automatisch auf die Produktivität oder Professionalität Ihrer Kolleg*innen. Konzentrieren Sie sich auf die Person und ihre Leistungen, so bauen Sie auch gegenseitig Vertrauen auf.
  • Wechseln Sie die Perspektive: Versuchen Sie auch regelmäßig, sich in die Schuhe Ihrer Kolleg*innen hineinzuversetzen und sich andere Sicht- bzw. Arbeitsweisen bewusst zu machen. Bauen Sie regelmäßige Feedbackrunden und Retrospektiven in Ihre Team-Routinen ein, um ein besseres Verständnis für die Perspektiven und Herangehensweisen Ihrer Kolleg*innen zu entwickeln.
  • Stellen Sie sich Reflexionsfragen: Wenn Sie vor einer neuen oder herausfordernden Situation stehen, fragen Sie sich, wie Sie im Büro handeln würden. Können Sie in der virtuellen Zusammenarbeit ähnlich agieren? Oder müssen Sie gewisse Aspekte dem virtuellen Setting anpassen? Versuchen Sie, die neuen Möglichkeiten zu sehen und zu nutzen, die Ihnen der virtuelle Raum eröffnet.
  • „Die Person im Home Office zuerst“: Wenn Sie ein Meeting moderieren, bitten Sie zuerst die Person(en) um ihre Meinung, die im Home Office bzw. am weitesten weg vom Büro arbeiten. Nehmen Sie auch Rücksicht auf etwaige unterschiedliche Zeitzonen. So können Sie die Sichtbarkeit der Kolleg*innen im Home Office sicherstellen und einem eventuellen Distance Bias vorbeugen.
  • Schaffen Sie virtuelle Kaffeepausen: Wenn Sie Teamleiter*in oder Führungskraft sind, schaffen Sie Möglichkeiten für informellen Austausch außerhalb von offiziellen Besprechungen in Form von virtuellen Kaffeepausen o.Ä. Versuchen Sie diese Zusammentreffen so einzuplanen, dass möglichst viele Mitarbeitende teilnehmen können (alternieren Sie z.B. zwischen Vormittag und Nachmittag) und versuchen Sie Gespräche über Arbeitsthemen zu vermeiden.

 

Chancen sehen und Potenziale nutzen

Es lohnt sich, die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit zu benennen und im Team zu besprechen. In der virtuellen Zusammenarbeit müssen Teams neue Formen der Kollaboration einüben und erlenen; dies gelingt besser, wenn sich alle der Chancen bewusst sind und das Potenzial erkennen, das virtuelle Settings mit sich bringen.

Die Arbeitswelt durchläuft gerade einen Kulturwandel, der sehr viel Mehrwert mit sich bringt. Vertrauensbasiertes und eigenverantwortliches Arbeiten, Ergebnisorientierung, die Etablierung einer Lern- statt einer Fehlerkultur, kürzere Entscheidungswege und ressourcenschonendes Arbeiten sind einige positive Aspekte, die gut funktionierende virtuelle Zusammenarbeit mit sich bringt.

 

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Weiterführendes

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Manfred Wondrak, MBA
Tel: +43 1 581 19 09

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